WOMEN4CYBER, o. z., so sídlom: J. Kozáčeka
892/2, Zvolen 960 01, Slovenská republika, (ďalej „Združenie“ alebo „prevádzkovateľ“) spracúva vaše osobné údaje len na
základe zákonných podmienok, v súlade s Nariadením[1] a Zákonom o ochrane osobných údajov[2]. Združenie je právnickou osobou založenou podľa
slovenského práva, v súlade s ustanoveniami zákona č. 83/1990 Zb. o združovaní
občanov v znení neskorších prepisov a je dobrovoľným, nepolitickým, a
neziskovým záujmovým združením fyzických a právnických osôb. Pri spracúvaní osobných údajov Združením ste dotknutou osobou, t. j. osobou
o ktorej sú spracúvané osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
Ako prevádzkovateľ máme zákonnú povinnosť
poskytnúť vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť
oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných
predpisov[3].
Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s tretími stranami, ktoré konajú v našom mene,
napríklad s dodávateľmi niektorých služieb - sprostredkovateľmi. V
takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať vaše osobné údaje len na
opísané účely a iba v súlade s našimi pokynmi, a na základe uzatvorenej
zmluvy o sprostredkovaní.
Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne,
v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa
a sprostredkovateľa a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu
spracúvania. Prístup k vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené
prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na
základe pokynov prevádzkovateľa, v súlade s bezpečnostnou politikou
prevádzkovateľa.
Vaše osobné údaje nespracúvame prostredníctvom
automatizovaného individuálneho rozhodovania s právnym alebo obdobne závažným
účinkom a neposkytujeme ich do tretích krajín, ktoré nezaručujú primeranú
úroveň ochrany osobných údajov.
I. UCHOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje sú zálohované, v súlade s retenčnými pravidlami
prevádzkovateľa. Zo zálohových úložísk budú vaše osobnú údaje úplne vymazané
hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania uvedené bude možné.
Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie
bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku
bezpečnostného incidentu. Združenie je povinné zabezpečovať zálohovanie údajov
v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona
o ochrane osobných údajov.
Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich
vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracúvania ako sú uvedené
v tomto vyhlásení. Lehoty uchovávania osobných údajov pre jednotlivé účely
spracúvania sú uvedené v časti II.
II. ÚČELY SPRACÚVANIA, LEHOTA UCHOVÁVANIA
A POSKYTNUTIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
V súlade s Nariadením a Zákonom
o ochrane osobných údajov Združenie
ako prevádzkovateľ, spracúva vaše osobné údaje v rozsahu a za
podmienok ustanovených v osobitných predpisoch, na základe zákonných
podmienok, uvedených v čl. 6 Nariadenia.
Je v oprávnenom záujme Združenia spracúvať
vaše osobné údaje na účely, ktoré súvisia s plnení cieľov:
Cieľom Združenia je propagovať, podporovať a
povzbudzovať participáciu žien v kybernetickej bezpečnosti. Mobilizovať
komunitu kybernetickej bezpečnosti na Slovensku, doplniť a podporiť existujúce
aktivity a iniciatívy o európsky rozmer. Združenie sleduje základné úlohy:
Realizácia našich cieľov prebieha prostredníctvom
podporných programov. Programy sú zamerané na rôzne oblasti. Podrobnejšie
informácie o jednotlivých projektoch, zákonných podmienkach spracúvania
vašich osobných údajov, lehotách uchovávania a okruhoch dotknutých osôb
vám budú poskytnuté individuálne, pred zapojení sa do konkrétneho programu
a/alebo aktivity.
Spracúvanie osobných údajov prebieha na základe
oprávneného záujmu, na základe zmluvy, ktorej ste ako dotknutá osoba jednou zo
zmluvných strán, alebo na základe súhlasu.
Spravidla o vás
pracúvame bežnú kategóriu osobných údajov.
V prípade
neposkytnutie osobných údajov, potrebných pre plnenie zmluvného vzťahu,
nebudeme môcť pristúpiť k jej uzatvoreniu alebo k jej plneniu. Osobné
údaje uchovávame po dobu 10 rokov. Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi
alebo audítorovi.
Ak ste členom Združenia, vaše osobné údaje budú
primárne spracúvané s cieľom vedenia členstva, preukázania splnenia
kritérií pre vznik členstva. Vaše osobné údaje spracúvame na základe zmluvného
vzťahu, ktorej ste ako dotknutá osoba jednou zo zmluvných strán alebo ak je to
potrebné na vykonanie opatrenia nevyhnutného na uzatvorenie zmluvného vzťahu.
Osobné údaje budeme spracúvať po dobu vášho členstva a 5 rokov po jeho
skončení. Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi
a audítorovi.
MENTOR
Ak sa uchádzate o pozíciu mentora,
vaše osobné údaje budú spracúvané na základe vami udeleného súhlasu
a zaradené do databázy mentorov po dobu 1 roka.
Osobné údaje o mentoroch budú
spracúvané na základe zmluvy, ktorej je mentor jednou zo zmluvných strán alebo
ak je to potrebné na vykonanie opatrenia nevyhnutného na uzatvorenie zmluvného
vzťahu, po dobu trvania zmluvného vzťahu (výkonu činnosti mentora) a 5
rokov po jeho skončení. Osobné údaje o mentoroch budú spracúvané aj na
ďalšie účely, uvedené v tomto vyhlásení (účtovníctvo, marketing,
registratúra a pod.). Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi
a audítorovi. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať, to nemá
vplyv na zákonnosť spracúvania do jeho odvolania.
Osobné údaje mentora, v rozsahu
jeho identifikačných údajov, profesných a kvalifikačných predpokladov,
fotografie, audiovizuálneho záznamu budú zverejnené na webe, sociálnych
sieťach, prípadne môžu byť medializované. Krátky životopis a fotografia sa
zverejňujú na webe ako súčasť pozície mentora na základe zmluvy. O ďalších
podrobnostiach vás budeme vždy vopred informovať.
REGISTER PROFESIONALOK
S cieľom identifikovať a budovať komunitu profesionálok
v oblasti kybernetickej bezpečnosti, zhromažďuje profily žien s rôznymi
skúsenosťami, s cieľom vytvoriť referenčný bod pre skupiny odborníkov,
organizátorov podujatí, médiá, ako aj pre spoluprácu a potenciálne obchodné
príležitosti a povzbudiť profesionálky, začleniť sa do komunity, nájsť nové
kontakty, stať sa aktívnejšími, zviditeľnili sa, ako aj propagovať iniciatívy
Women4Cyber, budú spracúvané vaše osobné údaje na základe zmluvy, ktorej ste
jednou zo zmluvných strán alebo ak je to potrebné na vykonanie opatrenia
nevyhnutného na uzatvorenie zmluvného vzťahu, po dobu trvania zmluvného vzťahu
(po dobu trvania členstva v združení Women4Cyber a alebo po dobu
pretrvávania záujmu byť registrovaná) a 1 rok po jeho skončení (napríklad
v prípade nezaplatenia členského poplatku dôjde k zrušeniu členstva
a súčasne aj k zrušeniu registrácie v registri profesionálok).
Register
profesionálok je prístupný spolupracujúcim subjektom, napríklad skupinám
odborníkov, organizátorom rôznych podujatí, médiám, záujemcom o obchodnú
spoluprácu a pod. O prístup k informáciám z registra môžu
požiadať aj členovia združenia Women4Cyber. Časť základných informácií ako
identifikačné údaje, fotografia, základné profesné zameranie, je verejne
prístupná. O ďalších podrobnostiach vás budeme včas informovať.
MARKETING
Je v oprávnenom
záujme Združenia informovať o svojich aktivitách širšiu verejnosť ako aj
svojich členov, s cieľom propagácie svojej činnosti a rozvoja
Združenia. Na tento účel môžeme organizovať rôzne aktivity, zasielať vám
informácie na kontaktné údaje, ktoré ste nám poskytli, zisťovať váš záujem,
preferencie, spokojnosť, očakávania formou rôznych dotazníkov, prípadne iných
marketingových metód. O podrobnostiach vás budeme informovať pred
zapojením sa do niektorej z našich aktivít.
Ak ste našim členom,
podporovateľom, dobrovoľníkom alebo ste s nami v inom vzťahu
a poskytli ste nám kontaktné osobné údaje, právnym základom bude spravidla
oprávnený záujem.
Pre marketingové metódy
môžeme spracúvať osobné údaje aj na
základe súhlasu, vždy s ohľadom na konkrétnu aktivitu.
Osobné údaje na tento
účel spracúvame pod dobu 5 rokov alebo po dobu trvania oprávneného záujmu,
alebo do odvolania súhlasu (viď časť III Informácia o právach). Osobné údaje môžu byť poskytnuté MV SR,
sprostredkovateľovi a audítorovi.
INFORMOVANIE O AKTIVITÁCH
Vaše osobné údaje,
vrátane fotografi môžem spracúvať zverejňovaním prostredníctvom nášho webu
alebo na sociálnych sieťach alebo prostredníctvom médií, na základe oprávneného
záujmu Združenia transparentne informovať o našich aktivitách alebo na
základe súhlasu.
Vždy vás budeme vopred informovať
o vyhotovení fotografií a poskytneme vám možnosť zverejnenie
fotografie odmietnuť. Združenie pri zverejňovaní fotografií dbá, aby
neprimerane nezasahovala do vašich práv a slobôd. Osobné údaje na tento účel spracúvame pod dobu 5 rokov alebo po dobu
trvania oprávneného záujmu, alebo do odvolania súhlasu (viď časť III Informácia
o právach).
Osobné údaje môžu byť poskytnuté
sprostredkovateľovi a audítorovi.
KONTAKTNÉ ÚDAJE
S cieľom
zabezpečiť plnenie cieľov Združenia je nevyhnutné a je v našom oprávnenom
záujme spracúvať kontaktné údaje o dodávateľoch,
zamestnancoch dodávateľa, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu a plnenie zmluvných
vzťahov, spracúvanie osobných údajov o osobách, ktoré sú v kontaktne so
Združením a poskytovať alebo zverejňovať v súvislosti s komunikáciou,
informovaním kontaktné údaje o členoch Združenia v spojení s § 78 ods. 3
zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Osobné údaje spracúvame po
dobu trvania vzťahu alebo po dobu, po ktorú funguje dotknutá osoba ako
kontaktná. Osobné údaje sú poskytované v rámci komunikácie zúčastneným
stranám, prípadne môžu byť zverejnené.
ÚČTOVNÍCTVO
Osobné údaje na účely plnenia účtovných
a daňových povinností sú spracúvané najmä na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v
znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty
v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení
neskorších predpisov. Spracúvanie vašich osobných údajov na tento účel je
zákonnou povinnosťou Združenia. Na tento účel spracúvame vaše osobné údaje
prostredníctvom sprostredkovateľa. Osobné údaje sú poskytované príslušnému daňovému
úradu, sprostredkovateľovi a audítorovi.
UPLATNENIE PRÁV
Je zákonnou povinnosťou Združenia riadne a včas
vybaviť žiadosť dotknutej osoby uplatňujúcej si svoje práva podľa Nariadenie
2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom
pohybe takýchto údajov v spojení so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných
údajov (zákon sa aplikuje v špecifických prípadoch). Osobné údaje budú
uchovávané po dobu 5 rokov od ukončenia konania, ich poskytnutie nie je
zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje budú poskytnuté účastníkom
konania.
BEZPEČNOSTNÉ
OPRÁVNENIA
Je v oprávnenom
záujme prevádzkovateľa a súčasne jeho povinnosťou vyplývajúcou z Nariadenia
prijať primerané bezpečnostné opatrenia s cieľom zamedziť nezákonnému
spracúvaniu osobných údajov a iných informácií, ktoré je v prostredí
prevádzkovateľa potrebné chrániť, zabezpečiť ochranu majetku, života a zdravia,
s cieľom sieťovej ochrany systému, ochrany objektu, aktív. Osobné údaje budú
uchovávané po dobu 1 roka. Osobné údaje sa neposkytujú (okrem oprávnených
orgánov štátu).
PODNETY,
SŤAŽNOSTI
Je v oprávnenom
záujme prevádzkovateľa zabezpečiť vybavenie, prešetrenie podnetov a sťažností s cieľom zachovať dobré meno Združenia
a prispievať k jeho ekonomickému rastu. Vaše osobné údaje budeme uchovávať po
dobu 5 rokov od prešetrenia podania a poskytované komunikujúcim stranám v rámci
predmetu prešetrenia.
ARCHÍVNE ÚČELY
Vaše osobné údaje spracúvame vo verejnom
záujme na účely správy registratúry podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch
a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Vaše osobné údaje budú spracúvané po dobu 10 rokov a poskytnuté Ministerstvu
vnútra Slovenskej republiky a/alebo sprostredkovateľovi.
UPLATŇOVANIE
PRÁVNYCH NÁROKOV
V súlade s čl. 6
ods. 4 Nariadenia môžeme osobné údaje spracúvať na účel zlučiteľný s pôvodným
účelom spracúvania, ak je pri danej spracovateľskej činnosti možné predpokladať
uplatňovanie právnych nárokov, súdnych právomocí, mimosúdne vymáhanie pohľadávok,
exekúciu alebo obhajobu práv prevádzkovateľa v súlade so zákonmi: Správny súdni
poriadok, Civilný sporový poriadok, Exekučný poriadok, čl. 9 ods. 2 písm. c)
Nariadenia, ak sú predmetom spracúvania osobné údaje osobitnej kategórie podľa
čl. 9 ods. 1 Nariadenia alebo na základe zmluvného vzťahu. Vaše osobné údaje
budeme spracúvať po dobu 5 rokov od ukončenia konania, sporu a budú poskytnuté
účastníkom konania, audítorovi, prípadne inému oprávnenému subjektu.
III. VAŠE PRÁVA
Právo na prístup k osobným
údajom
Máte právo na prístup k vašim osobným údajom
a právo získať potvrdenie o tom, či sa o vás spracúvajú osobné údaje.
V prípade, že sú o vás osobné údaje spracúvané, máte právo na
informácie v rozsahu týchto zásad a na prístup k vašim osobným
údajom. Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme
k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame.
Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej
listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste
o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami,
budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné. Ak budete
opakovane požadovať poskytnutie vašich osobných údajov v tom istom
rozsahu, môže vám prevádzkovateľ účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci
administratívnym nákladom.
Právo na opravu
Máte právo na opravu o vás spracúvaných
osobných údajov, ak sú nesprávne alebo nepresné. Pre Združenie je veľmi dôležité, aby o vás
mala správne informácie. Ak preto zistíte, že informácie, ktoré o vás evidujeme
sú neprávne, nepresné alebo neúplné, upozornite nás na to, a žiadajte o opravu
vašich údajov (napr. zmena bydliska, zmena kontaktu, zmena priezviska v prípade
uzatvorenia manželstva atď.). Následne bez zbytočného odkladu tieto údaje
opravíme/doplníme.
Právo odvolať súhlas
V prípade, ak nám udelíte súhlas na
spracúvanie osobných údajov, môžete ho kedykoľvek odvolať osobne, písomne na
adresu uvedenú v záhlaví dokumentu alebo na adrese info@women4cyber.sk.
V prípade osobitných podmienok spracúvania môžu byť podmienky odvolania
súhlasu nastavené osobitne, vždy však tak, aby
jeho odvolanie bolo pre vás ako dotknutú osobu menej zaťažujúce.
Právo na vymazanie
Ak o vás spracovávame osobné údaje nezákonným
spôsobom, napr. dlhšie ako je potrebné alebo ich spracovávame bezdôvodne, máte
právo na ich výmaz (tzv. právo „na zabudnutie“).
Obmedzenie spracúvania
Ak požiadate o opravu vašich osobných údajov,
alebo namietate proti vymazaniu vašich osobných údajov, ak je ich spracúvanie
protizákonné, alebo ak Združenie už nepotrebuje osobné údaje pre svoje účely,
ale môžete ich potrebovať vy na preukazovanie alebo obhajovanie právnych
nárokov, alebo ste namietali spracúvanie vašich osobných údajov z ďalších
dôvodov, obmedzíme spracúvanie vašich osobných údajov po dobu, kedy bude možné
vec vyriešiť.
Právo namietať
Ak sa domnievate, že Združenie nemá právo na
spracúvanie vašich osobných údajov, alebo ak chcete, aby automatizované
rozhodnutie bolo prehodnotené, môžete proti ich spracúvaniu namietať. V
takýchto prípadoch môžeme pokračovať v ich spracovávaní iba vtedy, ak vieme
preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva
a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme spracovať vždy, ak je to potrebné
na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.
Právo na prenosnosť údajov
Máte právo
získať a požiadať Združenie o
prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu, v
štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Právo na
získanie a prenosnosť osobných údajov sa však týka len osobných údajov, ktoré
sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste
jednou zo zmluvných strán. Právo na prenosnosť sa nevzťahuje na osobné údaje,
ktoré o vás spracúvame napríklad na základe Zákona o účtovníctve,
Zákona o archíve a registratúre, Zákonníka práce, Zákona
o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci prípadne na základe ďalších
osobitných predpisov.
Právo podať sťažnosť
Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú vaše osobné údaje spracúvané,
vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, kontaktujte nás na adrese uvedenej
v záhlaví dokumentu. Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne
preveríme. Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na
ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
V prípade akýchkoľvek otázok, týkajúcich sa spracúvania vašich
osobných údajov nás môžete kontaktovať.
[1] Nariadenie Európskeho
parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri
spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje
smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
[2] Zákon č. 18/2018 Z. z.
o ochrane osobných údajov.
[3] Napríklad Zákon č.
171/1993 Z. z. o Policajnom zbore; zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane
osobných údajov.