Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov 

WOMEN4CYBER, o. z., so sídlom: J. Kozáčeka 892/2, Zvolen 960 01, Slovenská republika, (ďalej „Združenie“ alebo „prevádzkovateľ“) spracúva vaše osobné úda​je len na základe zákonných podmienok, v súlade s Nariadením[1] a Zákonom o ochrane osobných údajov[2]. Združenie je právnickou osobou založenou podľa slovenského práva, v súlade s ust​anoveniami zákona č. 83/1990 Zb. o združovaní občanov v znení neskorších prepisov a je dobrovoľným, nepolitickým, a neziskovým záujmovým združením fyzických a právnických osôb. Pri spracúvaní osobných údajov Združením ste dotknutou osobou, t. j. osobou o ktorej sú spracúvané osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.    

Ako prevádzkovateľ máme zákonnú povinnosť poskytnúť vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov[3]. Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s tretími stranami, ktoré konajú v našom mene, napríklad s dodávateľmi niektorých služieb - sprostredkovateľmi. V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať vaše osobné údaje len na opísané účely a iba v súlade s našimi pokynmi, a na základe uzatvorenej zmluvy o sprostredkovaní. Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa a sprostredkovateľa a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa. Vaše osobné údaje nespracúvame prostredníctvom automatizovaného individuálneho rozhodovania s právnym alebo obdobne závažným účinkom a neposkytujeme ich do tretích krajín, ktoré nezaručujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov.    

I.  UCHOVÁVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV 

Vaše osobné údaje sú zálohované, v súlade s retenčnými pravidlami prevádzkovateľa. Zo zálohových úložísk budú vaše osobnú údaje úplne vymazané hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania uvedené bude možné. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Združenie je povinné zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov. Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracúvania ako sú uvedené v tomto vyhlásení. Lehoty uchovávania osobných údajov pre jednotlivé účely spracúvania sú uvedené v časti II. 

II. ÚČELY SPRACÚVANIA, LEHOTA UCHOVÁVANIA A POSKYTNUTIE OSOBNÝCH ÚDAJOV    

V súlade s Nariadením a Zákonom o ochrane osobných údajov Združenie  ako prevádzkovateľ, spracúva vaše osobné údaje v rozsahu a za podmienok ustanovených v osobitných predpisoch, na základe zákonných podmienok, uvedených v čl. 6 Nariadenia.      

Je v oprávnenom záujme Združenia spracúvať vaše osobné údaje na účely, ktoré súvisia s plnení cieľov: 
Cieľom Združenia je propagovať, podporovať a povzbudzovať participáciu žien v kybernetickej bezpečnosti. Mobilizovať komunitu kybernetickej bezpečnosti na Slovensku, doplniť a podporiť existujúce aktivity a iniciatívy o európsky rozmer. Združenie sleduje základné úlohy:   

Realizácia našich cieľov prebieha prostredníctvom podporných programov. Programy sú zamerané na rôzne oblasti. Podrobnejšie informácie o jednotlivých projektoch, zákonných podmienkach spracúvania vašich osobných údajov, lehotách uchovávania a okruhoch dotknutých osôb vám budú poskytnuté individuálne, pred zapojení sa do konkrétneho programu a/alebo aktivity.

Spracúvanie osobných údajov prebieha na základe oprávneného záujmu, na základe zmluvy, ktorej ste ako dotknutá osoba jednou zo zmluvných strán, alebo na základe súhlasu. Spravidla o vás pracúvame bežnú kategóriu osobných údajov. V prípade neposkytnutie osobných údajov, potrebných pre plnenie zmluvného vzťahu, nebudeme môcť pristúpiť k jej uzatvoreniu alebo k jej plneniu. Osobné údaje uchovávame po dobu 10 rokov. Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi alebo audítorovi.

Ak ste členom Združenia, vaše osobné údaje budú primárne spracúvané s cieľom vedenia členstva, preukázania splnenia kritérií pre vznik členstva. Vaše osobné údaje spracúvame na základe zmluvného vzťahu, ktorej ste ako dotknutá osoba jednou zo zmluvných strán alebo ak je to potrebné na vykonanie opatrenia nevyhnutného na uzatvorenie zmluvného vzťahu. Osobné údaje budeme spracúvať po dobu vášho členstva a 5 rokov po jeho skončení. Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi a audítorovi.    

MENTOR 
Ak sa uchádzate o pozíciu mentora, vaše osobné údaje budú spracúvané na základe vami udeleného súhlasu a zaradené do databázy mentorov po dobu 1 roka. Osobné údaje o mentoroch budú spracúvané na základe zmluvy, ktorej je mentor jednou zo zmluvných strán alebo ak je to potrebné na vykonanie opatrenia nevyhnutného na uzatvorenie zmluvného vzťahu, po dobu trvania zmluvného vzťahu (výkonu činnosti mentora) a 5 rokov po jeho skončení. Osobné údaje o mentoroch budú spracúvané aj na ďalšie účely, uvedené v tomto vyhlásení (účtovníctvo, marketing, registratúra a pod.). Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi a audítorovi. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať, to nemá vplyv na zákonnosť spracúvania do jeho odvolania. Osobné údaje mentora, v rozsahu jeho identifikačných údajov, profesných a kvalifikačných predpokladov, fotografie, audiovizuálneho záznamu budú zverejnené na webe, sociálnych sieťach, prípadne môžu byť medializované. Krátky životopis a fotografia sa zverejňujú na webe ako súčasť pozície mentora na základe zmluvy. O ďalších podrobnostiach vás budeme vždy vopred informovať. 
 
MARKETING 
Je v oprávnenom záujme Združenia informovať o svojich aktivitách širšiu verejnosť ako aj svojich členov, s cieľom propagácie svojej činnosti a rozvoja Združenia. Na tento účel môžeme organizovať rôzne aktivity, zasielať vám informácie na kontaktné údaje, ktoré ste nám poskytli, zisťovať váš záujem, preferencie, spokojnosť, očakávania formou rôznych dotazníkov, prípadne iných marketingových metód. O podrobnostiach vás budeme informovať pred zapojením sa do niektorej z našich aktivít.    

Ak ste našim členom, podporovateľom, dobrovoľníkom alebo ste s nami v inom vzťahu a poskytli ste nám kontaktné osobné údaje, právnym základom bude spravidla oprávnený záujem. Pre marketingové metódy môžeme spracúvať osobné  údaje aj na základe súhlasu, vždy s ohľadom na konkrétnu aktivitu.    

Osobné údaje na tento účel spracúvame pod dobu 5 rokov alebo po dobu trvania oprávneného záujmu, alebo do odvolania súhlasu (viď časť III Informácia o právach). Osobné údaje môžu byť poskytnuté MV SR, sprostredkovateľovi a audítorovi.    

INFORMOVANIE O AKTIVITÁCH 
Vaše osobné údaje, vrátane fotografi môžem spracúvať zverejňovaním prostredníctvom nášho webu alebo na sociálnych sieťach alebo prostredníctvom médií, na základe oprávneného záujmu Združenia transparentne informovať o našich aktivitách alebo na základe súhlasu. Vždy vás budeme vopred informovať o vyhotovení fotografií a poskytneme vám možnosť zverejnenie fotografie odmietnuť. Združenie pri zverejňovaní fotografií dbá, aby neprimerane nezasahovala do vašich práv a slobôd. Osobné údaje na tento účel spracúvame pod dobu 5 rokov alebo po dobu trvania oprávneného záujmu, alebo do odvolania súhlasu (viď časť III Informácia o právach). Osobné údaje môžu byť poskytnuté sprostredkovateľovi a audítorovi.     

KONTAKTNÉ ÚDAJE 
S cieľom zabezpečiť plnenie cieľov Združenia je nevyhnutné a je v našom oprávnenom záujme spracúvať kontaktné údaje o dodávateľoch, zamestnancoch dodávateľa, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu a plnenie zmluvných vzťahov, spracúvanie osobných údajov o osobách, ktoré sú v kontaktne so Združením a poskytovať alebo zverejňovať v súvislosti s komunikáciou, informovaním kontaktné údaje o členoch Združenia v spojení s § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Osobné údaje spracúvame po dobu trvania vzťahu alebo po dobu, po ktorú funguje dotknutá osoba ako kontaktná. Osobné údaje sú poskytované v rámci komunikácie zúčastneným stranám, prípadne môžu byť zverejnené.

ÚČTOVNÍCTVO 
Osobné údaje na účely plnenia účtovných a daňových povinností sú spracúvané najmä na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov. Spracúvanie vašich osobných údajov na tento účel je zákonnou povinnosťou Združenia. Na tento účel spracúvame vaše osobné údaje prostredníctvom sprostredkovateľa. Osobné údaje sú poskytované príslušnému daňovému úradu, sprostredkovateľovi a audítorovi.    

UPLATNENIE PRÁV 
Je zákonnou povinnosťou Združenia riadne a včas vybaviť žiadosť dotknutej osoby uplatňujúcej si svoje práva podľa Nariadenie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v spojení so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (zákon sa aplikuje v špecifických prípadoch). Osobné údaje budú uchovávané po dobu 5 rokov od ukončenia konania, ich poskytnutie nie je zákonnou povinnosťou dotknutej osoby. Osobné údaje budú poskytnuté účastníkom konania.

BEZPEČNOSTNÉ OPRÁVNENIA 
Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa a súčasne jeho povinnosťou vyplývajúcou z Nariadenia prijať primerané bezpečnostné opatrenia s cieľom zamedziť nezákonnému spracúvaniu osobných údajov a iných informácií, ktoré je v prostredí prevádzkovateľa potrebné chrániť, zabezpečiť ochranu majetku, života a zdravia, s cieľom sieťovej ochrany systému, ochrany objektu, aktív. Osobné údaje budú uchovávané po dobu 1 roka. Osobné údaje sa neposkytujú (okrem oprávnených orgánov štátu).     

PODNETY, SŤAŽNOSTI 
Je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa zabezpečiť vybavenie, prešetrenie podnetov a sťažností s cieľom zachovať dobré meno Združenia a prispievať k jeho ekonomickému rastu. Vaše osobné údaje budeme uchovávať po dobu 5 rokov od prešetrenia podania a poskytované komunikujúcim stranám v rámci predmetu prešetrenia.

ARCHÍVNE ÚČELY
Vaše osobné údaje spracúvame vo verejnom záujme na účely správy registratúry podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Vaše osobné údaje budú spracúvané po dobu 10 rokov a poskytnuté Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky a/alebo sprostredkovateľovi.       

UPLATŇOVANIE PRÁVNYCH NÁROKOV 
V súlade s čl. 6 ods. 4 Nariadenia môžeme osobné údaje spracúvať na účel zlučiteľný s pôvodným účelom spracúvania, ak je pri danej spracovateľskej činnosti možné predpokladať uplatňovanie právnych nárokov, súdnych právomocí, mimosúdne vymáhanie pohľadávok, exekúciu alebo obhajobu práv prevádzkovateľa v súlade so zákonmi: Správny súdni poriadok, Civilný sporový poriadok, Exekučný poriadok, čl. 9 ods. 2 písm. c) Nariadenia, ak sú predmetom spracúvania osobné údaje osobitnej kategórie podľa čl. 9 ods. 1 Nariadenia alebo na základe zmluvného vzťahu. Vaše osobné údaje budeme spracúvať po dobu 5 rokov od ukončenia konania, sporu a budú poskytnuté účastníkom konania, audítorovi, prípadne inému oprávnenému subjektu.      

III. VAŠE PRÁVA  

Právo na prístup k osobným údajom 
Máte právo na prístup k vašim osobným údajom a právo získať potvrdenie o tom, či sa o vás spracúvajú osobné údaje. V prípade, že sú o vás osobné údaje spracúvané, máte právo na informácie v rozsahu týchto zásad a na prístup k vašim osobným údajom. Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné. Ak budete opakovane požadovať poskytnutie vašich osobných údajov v tom istom rozsahu, môže vám prevádzkovateľ účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. 

Právo na opravu 
Máte právo na opravu o vás spracúvaných osobných údajov, ak sú nesprávne alebo nepresné.  Pre Združenie je veľmi dôležité, aby o vás mala správne informácie. Ak preto zistíte, že informácie, ktoré o vás evidujeme sú neprávne, nepresné alebo neúplné, upozornite nás na to, a žiadajte o opravu vašich údajov (napr. zmena bydliska, zmena kontaktu, zmena priezviska v prípade uzatvorenia manželstva atď.). Následne bez zbytočného odkladu tieto údaje opravíme/doplníme. 

Právo odvolať súhlas 
V prípade, ak nám udelíte súhlas na spracúvanie osobných údajov, môžete ho kedykoľvek odvolať osobne, písomne na adresu uvedenú v záhlaví dokumentu alebo na adrese info@women4cyber.sk. V prípade osobitných podmienok spracúvania môžu byť podmienky odvolania súhlasu nastavené osobitne, vždy však tak, aby  jeho odvolanie bolo pre vás ako dotknutú osobu menej zaťažujúce.  

Právo na vymazanie 
Ak o vás spracovávame osobné údaje nezákonným spôsobom, napr. dlhšie ako je potrebné alebo ich spracovávame bezdôvodne, máte právo na ich výmaz (tzv. právo „na zabudnutie“). 

Obmedzenie spracúvania 
Ak požiadate o opravu vašich osobných údajov, alebo namietate proti vymazaniu vašich osobných údajov, ak je ich spracúvanie protizákonné, alebo ak Združenie už nepotrebuje osobné údaje pre svoje účely, ale môžete ich potrebovať vy na preukazovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo ste namietali spracúvanie vašich osobných údajov z ďalších dôvodov, obmedzíme spracúvanie vašich osobných údajov po dobu, kedy bude možné vec vyriešiť. 

Právo namietať 
Ak sa domnievate, že Združenie nemá právo na spracúvanie vašich osobných údajov, alebo ak chcete, aby automatizované rozhodnutie bolo prehodnotené, môžete proti ich spracúvaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v ich spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme spracovať vždy, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.    

Právo na prenosnosť údajov 
Máte právo  získať  a požiadať Združenie o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Právo na získanie a prenosnosť osobných údajov sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán. Právo na prenosnosť sa nevzťahuje na osobné údaje, ktoré o vás spracúvame napríklad na základe Zákona o účtovníctve, Zákona o archíve a registratúre, Zákonníka práce, Zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci prípadne na základe ďalších osobitných predpisov. 

Právo podať sťažnosť 
Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú vaše osobné údaje spracúvané, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, kontaktujte nás na adrese uvedenej v záhlaví dokumentu. Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne preveríme. Máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. 

V prípade akýchkoľvek otázok, týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať. 


[1] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
[2] Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
[3] Napríklad Zákon č. 171/1993 Z. z. o Policajnom zbore; zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.